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Déroulement des missions d'audit dans le secteur public
Les missions d’inspection et d’audit doivent reposer sur un programme réfléchi et diversifié. A l’exception des enquêtes commandées suite à des dénonciations ou sur initiative de la hiérarchie, les autres missions ne doivent pas résulter d’une programmation hâtive et improvisée.
Le programme d’inspection et d’audit doit dégager des priorités. S’agissant d’un contrôle interne, il se doit de prévenir les dysfonctionnements et les défaillances de gestion.
De même qu’il convient de choisir la période la plus propice pour la mission afin d’éviter les périodes de « surchauffe » pour les services vérifiées : compagne de recouvrement, grande affluence des voyageurs…etc.
Avant d’entamer la mission, l’inspecteur auditeur se doit de réunir la documentation se rapportant à la gestion du servie et à consulter les rapports et notes d’observations concernant le service à vérifier.
Cette documentation permettra de faciliter la mission et de s’assurer que des observations ou recommandations formulées à l’occasion de missions antérieures ont été prises en compte par le service.
Respect de la règle de l’improviste
Elle s’applique à la vérification des postes comptables chaque fois que le contrôle intègre la reconnaissance de l’encaisse et des valeurs.
Cette opération, dont la date n’est divulguée, est effectuée obligatoirement par au moins deux vérificateurs et en présence du caissier et du chef de poste.
Différer le contrôle
Il est indiqué de différer les contrôles, notamment, dans les situations suivantes :
- pour les établissements d’enseignement lors des périodes des congés scolaires ou en période de rentrée scolaire ou d’examen ;
- en cas de conflit social dans l’organisme à contrôler ;
- en cas d’absence du comptable ou de la personne responsable des opérations soumise au contrôle ;
- et chaque fois qu’il y a des risques de perturbation du fonctionnement normal des services.
Dans tous les cas et avant de surprendre la mission, il convient d’aviser le responsable de l’inspection.
Informer les responsables de l’organisme vérifié et/ou audité
Dans tous les cas, et parallèlement à la reconnaissance des fonds et valeurs, les responsables de l’organisme vérifié (Présidents des communes pour les régies communales, supérieurs hiérarchiques pour les régies de l’Etat, chef de service pour les SEGMA…etc.) doivent être informés de la mission de vérification.
En cas de différend grave dans l’appréciation du droit de vérification, l’inspecteur auditeur interrompt le contrôle après l’avoir consigné dans un procès verbal signé contradictoirement, si cela est possible, et au moins après avoir reconnu, dans la mesure du possible, les fonds et les valeurs. Le supérieur hiérarchique est informé immédiatement.
Respect des techniques de contrôle et d’auditer
La force de l’inspecteur auditeur est de s’appuyer sur des faits incontestables. Toute technique qui privilégie la subjectivité doit être systématiquement écartée. Les techniques d’inspection et d’audit doivent déboucher sur des conclusions pertinentes.
Une observation peut être indiscutable mais présentant un caractère exceptionnel, elle peut ne pas être significative.
Les démonstrations construites sur des cas particuliers, même incontestables, conduisent inéluctablement à des conclusions erronées qui nuisent à la crédibilité des travaux de l’inspecteur auditeur.
L’inspecteur auditeur doit choisir les techniques qui peuvent lui apporter la valeur probante suffisante dans les meilleures conditions de délai.
C’est en combinant ces différents moyens et en notant la convergence de plusieurs éléments probants que l’inspecteur auditeur pourra fonder un jugement solide sur la gestion du service ou de l’organisme.
Concrètement, l’inspecteur auditeur, en théorie, le choix entre le contrôle intégral et le contrôle par sondage, dans la plupart des cas, il sera conduit à utiliser l’un ou l’autre.
L’inspecteur auditeur doit tout mettre en œuvre pour recueillir le maximum d’éléments susceptibles d’étayer son jugement, d’assurer la pertinence de ses observations et d’emporter l’adhésion du responsable du service contrôlé.
Pour apprécier l’organisation, évaluer le management, l’inspecteur auditeur utilise des techniques complémentaires dont la plus opérante est l’entretien. Ce dernier est une source d’information mais aussi l’occasion de valider les constats et d’amorcer la réflexion. Toutefois, l’inspecteur auditeur doit prendre en considération certains facteurs (place dans la hiérarchie, crédibilité de l’interlocuteur…etc.).
Conduite à tenir en cas de découverte de malversations
L’inspecteur auditeur s’assure tout d’abord, par les contrôles techniques, que la malversation découverte existe bien. Il définit ensuite son niveau de gravité et enfin recueille toutes les preuves possibles, pour l’instant du moins afin de déterminer l’auteur de la faute et l’ampleur de celle-ci.
Il doit éviter aussi bien un excès de hâte qu’une prudence exagérée, une suspicion systématique qu’une confiance aveugle. Il agit avec mesure et pondération, interroge les agents sur les anomalies découvertes mais vérifie par lui-même les allégations de ceux-ci.
Sans qu’il soit possible de dresser une liste limitative des fautes qui peuvent être commises par les agents, il paraît cependant nécessaire de préciser certaines notions :
- le détournement : c’est le fait pour une personne qui a la détention ou la garde d’un objet, de se comporter à son égard comme véritable propriétaire. Le détournement de fonds tant publics que privés, ou de valeurs sera qualifié dés lors qu’un agent les aura utilisés à son usage personnel ou au profit d’un tiers pour quelques montants et quelque durée que ce soit. La rétention est une forme de détournement.
La malversation : elle est constituée, hors de tout détournement, par une faute grave commise dans l’exercice des fonctions et entraîne, généralement, des faux en écritures.
Les fautes professionnelles : tout en étant moins graves, elles n’en sont pas moins répréhensibles mais ne nécessitent pas, en général que soient prises des mesures d’urgence.
La première tâche de l’inspecteur auditeur est d’obtenir des aveux et/ou de réunir des preuves matérielles certifiant l’existence et la nature des fautes commises par l’agent. Les documents comptables et les pièces justificatives de ces agissements sont mis en lieu sûr afin d’éviter toute modification ou destruction.
Ces dispositions s’appliquent également aux disquettes des micro-ordinateurs.
Dés que l’inspecteur auditeur dispose des éléments nécessaires, il interroge l’agent afin d’obtenir, si possible, des aveux écrits et détaillés, signés par celui-ci.
L’intéressé précisera lui-même la nature des fautes qu’il reconnaît, les modalités de leur réalisation et leur ampleur dans le temps et en montant. Si l’agent soutient n’avoir commis aucune faute, il faut lui demander également une déclaration écrite en ce sens.
En aucun cas, l’inspecteur auditeur n’utilisera la coercition, et les menaces pour influencer l’agent concerné.
Si le détournement est avéré ou bien les faits avérés permettent sans aucun doute d’identifier le détournement, l’agent incriminé doit être écarté du service en attendant qu’il lui soit notifié la suspension pour faits graves dans les conditions fixées à l’article 73 du statut général de la fonction publique.
Avec prudence, l’inspecteur auditeur peut être conduit à formuler des propositions ou suggérer des orientations afin de susciter la réflexion des responsables.
Aucune observation n’est insérée dans le rapport sans avoir été portée à la connaissance de l’agent vérifié et/ou auditée et si nécessaire, discutée avec lui. A défaut, l’inspecteur auditeur risque une réponse inattendue.
Les observations formulées par l’inspecteur auditeur seront obligatoirement hiérarchisées, l’essentiel doit être distingués de l’accessoire et ressortir nettement dans la chaîne des observations.
Le rapport est constitué d’une suite d’observations. Aussi sa lecture peut elle donner une image de la situation réelle du servie vérifié et/ ou audité.
L’inspecteur auditeur s’attache à citer les points positifs et entre autres les améliorations constatées depuis contrôle ou audit.
Se le service vérifié et/ou audité remplit des fonctions diversifiées il rassemble le jugement porté sur des fonctions dans une conclusion partielle.
L’inspecteur auditeur ne doit porter aucun jugement de valeur sur la hiérarchie de l’agent vérifié ou sur les autorités de tutelle.
Note de présentation ou d’accompagnement du rapport
Il est indiqué de faire accompagner le rapport par une note ou une fiche de présentation destinée à la hiérarchie de l’inspecteur auditeur ou à celle de l’agent vérifié et/ou audité.
Ce document placé en tête du rapport jour le rôle d’une lettre d’accompagnement. Il reprend les principales observations, hiérarchisées et décrites dans un style concis ainsi qu’éventuellement les recommandations de l’inspecteur auditeur formulées sans passion et avec courtoisie.
Restitution des documents de travail
L’inspecteur auditeur est amené à utiliser tous les documents dont il a besoin ; a la fin de sa mission, ces documents doivent être restitués au responsable du poste suivant le même rangement et classement éventuels. C’est là une attitude qui sera fort appréciée par le responsable du service et c’est un comportement qui dénote de la crédibilité et du sérieux de l’inspecteur auditeur.
Réunion de synthèse avec les responsables du service vérifié et/ou audité
Avant de quitter le poste, une réunion de travail doit être tenue avec les responsables du service vérifié et/ou audité. Cette réunion portera sur la communication des premières conclusions de la mission et les réactions du responsable du service. Cette réunion permettra à l’inspecteur auditeur de consolider ses remarques et d’atténuer celles qui ne seraient pas solidement fondées.
Rédaction du rapport et/ou des notes d’observations
L’observation peut être définie comme la constatation objective d’un fait qui n’est pas conforme à la norme, voire délictueux ou qui témoigne d’une insuffisante exécution du service.
L’observation est relatée de façon incontestable et pertinente. Ceci implique que le vérificateur écarte de la rédaction des mots ou expressions imprécis. Il garde constamment à l’esprit la nécessité de présenter des indications chiffrées ou des suites logiques d’arguments.
Lorsque les observations portent sur des fonctions peu ou pas normalisées (tels l’organigramme, le management, l’animation des services), l’inspecteur auditeur s’attache alors aux conséquences quantifiées des errements constatées notamment sur la qualité, le rendement du service…etc.
Annexes du rapport
Le rapport doit être accompagné de tous documents justificatifs généralement rassemblés dans une annexe. Il est superflu de joindre des pièces ou des textes qui n’aident pas à l’intelligence des problèmes soulevés ou à la justification des faits rapportés.
La plus grande liberté est laissée cependant à l’inspecteur auditeur pour présenter matériellement les annexes comportant des observations.
La transmission du rapport de vérification ne doit pas être considérée comme la phase ultime de la mission d’inspection.
Le service vérifié ou audité doit être amené à réagir aux observations et recommandations du rapport dans la perspective de rentabiliser le travail de la mission et d’en tirer profit pour l’amélioration des performances du service.
Lorsque le service vérifié et/ou audité ne réagit pas, la relance devient nécessaire pour amener ledit service à mettre en place les mesures correctives ou préventives dans des délais raisonnables.
Un bilan final de la vérification et/ou de l’audit serait d’un apport indéniable quant à l’autoévaluation des performances de l’entité de l’inspection et de l’audit.
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